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Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) in der Protokollabteilung

10.06.2024 - Stellenanzeige

Bewerbungsschluss: 18.06.2024 23.59 Uhr Lokalzeit

Bei der Deutschen Botschaft Kyjiw ist zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Stelle
als lokal beschäftigte/r Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) in der Protokollabteilung
zu besetzen. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Stunden wöchentlich). Es wird ein vorerst befristeter Arbeitsvertrag angeboten.


Die Tätigkeit wird überwiegend folgende Aufgaben umfassen:

  • Vorbereitung und Betreuung Dienstreisenden und Delegationen, vereinzelt auch Begleitung von Dienstreisen im Land
  • Buchung von Hotels, Transport und Veranstaltungsorten sowie Rechnungsabwicklung
  • Organisation des Caterings bei Veranstaltungen
  • Organisation von botschaftseigenen Veranstaltungen
  • Allgemeine Büroarbeiten
  • Pflege von Kontaktdatenbanken, Erstellung von Einladungslisten
  • Bewerberinnen oder Bewerber sollten folgendes Anforderungsprofil erfüllen:
  • Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Kenntnisse und Fähigkeit zur Sprachmittlung in Ukrainisch und Deutsch sowie gute Sprachkenntnisse in Englisch.
  • Abgeschlossenes Hochschulstudium vorteilhaft
  • Arbeitserfahrung (auch Praktika) in den Bereichen Protokoll oder Veranstaltungsmanagement vorteilhaft
  • Interesse an aktuellen politischen Themen und Kenntnisse der politischen Strukturen der Ukraine
  • Schnelle Auffassungsgabe und Problemlösekompetenz
  • Teamfähigkeit, freundliches und souveränes Auftreten sowie selbständige Arbeitsweise
  • Hohe Einsatzbereitschaft, Motivation und Flexibilität
  • Bereitschaft zu Dienstreisen im Land
  • Bereitschaft zur Leistung von Überstunden

Vertragsbedingungen und Vergütung richten sich nach dem Musterarbeitsvertrag der Deutschen Botschaft und dem entsprechenden Vergütungsschema. Die Bezahlung basiert auf einer 40-Stunden-Woche.


Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung durch eine ärztliche Untersuchung der Kooperationsärztin der Botschaft nachzuweisen. Zudem wird eine Personen-/Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.


Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung in deutscher Sprache mit Lebenslauf, Passkopie (nicht ukrainische Staatsangehörige: zusätzlich Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis), Zeugnissen, Empfehlungsschreiben ausschließlich per E-Mail (Anlagen als PDF) bis zum 18. Juni 2024 an die Verwaltung der Botschaft Kyjiw: vw-10@kiew.diplo.de


Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und rechtzeitige Bewerbungen berücksichtigt werden. Empfangsbestätigungen werden nicht versandt. Die Botschaft kontaktiert ausschließlich Bewerber/innen, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Die Gespräche finden voraussichtlich innerhalb von 14 Tagen nach Bewerbungsschluss statt, die Termine werden kurzfristig mitgeteilt. Bitte beachten Sie, dass für das Auswahlverfahren Ihre persönliche Anwesenheit in der Botschaft in Kyjiw erforderlich ist, eine telefonische Teilnahme/online ist nicht möglich.


Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.
Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie auf der Webseite der Botschaft unter Datenschutz.

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