Федеральне міністерство закордонних справ і німецькі закордонні представництва опрацьовують персональні дані відповідно до європейського Загального регламенту про захист даних (GDPR), Федерального закону про захист даних, а також відповідно до принагідно застосовуваних спеціальних законних норм. Для того, щоб поінформувати вас про опрацювання даних і ваші права та виконати наш обов’язок щодо надання інформації (статті 13 та 14 GDPR), ми повідомляємо вам нижче про опрацювання персональних даних, яке здійснюється у разі користування нашим веб-сайтом, при встановленні контакту з нами (через контактну форму, електронну пошту, телефон чи поштою) та при абонуванні одного з наших інформаційних бюлетенів.

1. Основні положення

1.1. Відповідальний працівник та Уповноважений  з питань захисту даних

Відповідно до § 2 Закону про дипломатичну службу Федеральне міністерство закордонних справ (головний офіс) і закордонні представництва становлять спільно єдиний федеральний орган.

Відповідальним за опрацювання персональних даних відповідно до параграфу 7 статті 4 GDPR є Федеральне міністерство закордонних справ:

Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Німеччина/Germany
Телефон: +49 (0) 30 18 17-0 / Центр обслуговування громадян: +49 (0) 30 18 17-2000
Факс: +49 (0) 30 18 17-3402

Контактна форма Центру обслуговування громадян:

Ви можете звернутися до Уповноваженого  з питань захисту даних Федерального міністерства закордонних справ за адресою:
Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts
Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Берлін
Німеччина/Germany
Телефон: +49 (0) 30 18 17-7099
Факс: +49 (0) 30 18 17-5 7099

Контактна форма Уповноваженого  з питань захисту даних

Якщо у вас є запитання щодо захисту даних, ви можете також зв’язатися з контактними особами з питань захисту даних закордонних представництв. Про те, як зв’язатися з контактною особою з питань захисту даних закордонного представництва, ви дізнаєтеся в кінці тексту (див. пункт 8. Контактна особа з питань захисту даних закордонного представництва). 

1.2. Персональні дані 

Персональні дані - це будь-яка інформація, що стосується фізичної особи, яку ідентифіковано чи можна ідентифікувати. Фізична особа, яку можна ідентифікувати, є такою особою, яку можна ідентифікувати, прямо чи опосередковано, зокрема, за такими ідентифікаторами як ім’я, ідентифікаційний номер, дані про місцеперебування, онлайн-ідентифікатор (параграф 1 ст. 4 GDPR).

1.3. Правові підстави для опрацювання

Ми опрацьовуємо ваші персональні дані на підставі:

- пункту a) параграфа 1 статті 6 GDPR, якщо ви погодилися на опрацювання (наприклад, розсилання бюлетенів),

- пункту b) параграфа 1 статті 6 GDPR, якщо опрацювання є необхідним для виконання договору або переддоговірних заходів,

- пункту c) параграфа 1 статті 6 GDPR, якщо опрацювання є необхідним для виконання юридичного зобов'язання, покладеного на нас,

- пункту d) параграфа 1 статті 6 GDPR, якщо життєво важливі інтереси зачепленої особи або іншої фізичної особи потребують опрацювання персональних даних,

- пункту е) параграфа 1 статті 6 GDPR у поєднанні з § 3 Федерального закону про захист даних, якщо опрацювання є необхідним для виконання завдання, покладеного на нас в суспільних інтересах, або для здійснення офіційних повноважень (наприклад, відповіді на контактні запити).  Офіційні завдання Федерального міністерства  закордонних справ і німецьких закордонних представництв включають, зокрема, роботу з громадськістю та надання інформації про Федеративну Республіку Німеччина за кордоном (див. § 1 Закону про дипломатичну службу).

2. Опрацювання даних при відвідуванні цього сайту

2.1. Збір даних

Кожен раз, коли користувач відвідує наші інтернет-ресурси і завантажує файли, дані про цей процес тимчасово зберігаються у файлі журналу й опрацьовуються.

Інструмент відстеження, який використовується для аналізу користувань, налаштований таким чином, що персональні дані відвідувача не збираються.

Крім того, вашу IP-адресу анонімізують так, що немає можливості відстежувати відвідувачів.

Інструмент відстеження працює на власних серверах у безпечній мережевій зоні, сертифікованій Федеральним відомством безпеки у сфері інформаційних технологій, тож назовні не потрапляють жодні дані відстеження.

Крім того, ви можете налаштувати параметри вашого браузера таким чином, щоб ваш візит на веб-сайт взагалі не реєструвався та не оцінювався (налаштування "Do-Not-Track"). Через передачу параметра браузера веб-сайт отримує сигнал про те, чи бажають відвідувачі, щоб їх відстежували, чи ні.

Щоб дізнатися, як це зробити у вашому браузері, введіть, наприклад, в пошукову машину такий запит "увімкнути "Do not track [назва вашого браузера]".

Зазначені нижче дані збираються через відстеження JavaScript:

• Запит (назва запитуваного файлу), дата та час запиту

• Тип / версія браузера (наприклад, Internet Explorer 11)

• Мова браузера (наприклад, німецька)

• Використовувана операційна система (наприклад, Windows 10)

• Тип, модель, марка пристрою

• Роздільна здатність екрана

• Використовувані плагіни (наприклад, Flash, Java)

• реферер URL (веб-сторінок, які користувач відвідував раніше)

• Анонімізована IP-адреса

• Країна та регіон, з якого було зроблено запит

• Завантаження

• Кількість кліків мишкою

• Кількість відправлених форм (залежно від визначення цілі)

2.2. Сесійні куки-файли

Коли викликаються окремі сторінки, то для полегшення навігації використовуються так звані тимчасові куки-файли. Ці сесійні куки-файли не містять жодних персональних даних та видаляються після закінчення сесії. Куки-файли також використовуються при використанні кошика для покупок. Вони також видаляються в кінці сесії.

Технології, що дають можливість простежити відвідання користувачем сайту, не використовуються.

2.3. Використання плагінів соціальних мереж

Наразі ми використовуємо плагіни таких соціальних мереж: Facebook, Twitter, Instagram та Youtube (Google). При цьому ми використовуємо так зване рішення в два кліки. Це означає, що під час відвідування нашого веб-сайту, у принципі, жодні ваші персональні дані початково не передаються провайдерам плагінів. Тільки якщо ви натиснете кнопку активації соціальних мереж, ваші персональні дані передаватимуться відповідному провайдеру плагінів і зберігатимуться у нього (для американських провайдерів у США). Ми використовуємо плагіни соціальних мереж, щоб шляхом взаємодії з вами та іншими користувачами зробити нашу інформаційну пропозицію цікавішою.

Ми настійно звертаємо вашу увагу на те, що соціальні мережі зберігають дані своїх користувачів (наприклад, персональну інформацію, IP-адресу тощо) відповідно до своїх правил використання даних та користуються ними у комерційних цілях. Детальніше про опрацювання даних соціальними мережами ви можете дізнатися за такими посиланнями:

Facebook, Twitter, Instagram, YouTube (Google)

Ми не можемо впливати на збір даних та їхнє подальше використання соціальними мережами. Ми не володіємо відомостями, в якому обсязі, в якому місці та протягом якого часу зберігаються дані, наскільки мережі виконують існуючі зобов’язання щодо видалення даних, який аналіз даних і які зв'язки між даними здійснюються, і кому вони передаються.

Тому ми просимо вас ретельно перевірити, які саме персональні дані ви надаєте соціальним мережам, використовуючи наш веб-сайт. Якщо ви не хочете, щоб соціальні мережі отримували персональні дані через ваше спілкування на нашому сайті, вам слід зв’язатися з нами іншими способами, наприклад, використовуючи контактну форму на цьому веб-сайті.

2.4. Google Maps

До нашого веб-сайту ми прив'язуємо картографічний сервіс „Google Maps” від провайдера „Google“. При користуванні цим сервісом (через натискання на карту) Google опрацьовує персональні дані, зокрема IP-адресу і місце розташування користувача, проте збір цих даних не здійснюється без відповідної згоди (як правило, така згода надається в рамках налаштувань ваших мобільних пристроїв).

Провайдер сервісу:

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, 4, Dublin, Irland

веб-сайт: https://maps.google.de

Заява про захист даних: https://policies.google.com/privacy

Відімкнути збір даних: (Opt-Out-Plugin): http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

3. Опрацювання персональних даних при зверненнях

При зверненні до нас надані вами дані (ім’я, E-Mail, а також ваша адреса, номер телефону та факсу, якщо ви їх зазначили), а також передана змістова інформація (персональні дані, якщо ви їх зазначили) опрацьовуються з метою контакту з вами та обробки вашого запиту. Збереження цих даних здійснюється з дотриманням чинних для зберігання документів строків Порядку організації роботи реєстратур, який доповнює Спільний регламент роботи федеральних міністерств (Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien).

Якщо питання, з якого ви звернулися, знаходиться поза сферою нашої компетенції, передача даних іншим відомствам земельного та федерального рівня при дотриманні вимог захисту даних може здійснюватися без вашої згоди, якщо є підстави припускати, що передача даних з метою відповіді на питання відповідає вашим інтересам, і якщо при цьому не будуть зачеплені чутливі персональні дані (пункт е) параграфа 1 статті 6 Загального регламенту в сукупності з § 3 Федерального закону про захист даних; абз. 1 § 25 в сукупності з пунктом 1 абз. 1 § 23 Федерального закону про захист даних).

4. Електронна розсилка

Ви можете абонувати одну з інформаційних розсилок, які ми використовуємо для інформування вас про новини та прес-релізи Федерального міністерства закордонних справ або про рекомендації стосовно подорожей та заходів безпеки.

Для реєстрації на одну з наших розсилок ми використовуємо так звану процедуру double opt-in. Це означає, що після реєстрації ми надішлемо вам електронний лист на зазначену вами електронну адресу з проханням підтвердити, що ви бажаєте абонувати розсилку. Лише після підтвердження за посиланням в електронному листі ваша електронна адреса буде збережена на період користування нашою розсилкою. Якщо ви не підтвердите реєстрацію протягом 24 годин, ваша інформація буде автоматично видалена.

Ви можете в будь-який час відкликати свою згоду на отримання розсилки та відмовитися від розсилки. Для відкликання ви можете натиснути на відповідне посилання, що міститься в кожному електронному листі розсилки.

5. Замовлення друкованої продукції

Якщо ви замовляєте на нашому веб-сайті брошури, буклети та іншу друковану продукцію, то для обробки вашого замовлення нам потрібні такі персональні дані:

• прізвище, ім'я,

• вулиця, номер будинку,

• поштовий індекс та місто,

• електронна адреса.

Якщо ми не зможемо повністю обробити замовлення, надані вами дані будуть передані третім особам (посилковій фірмі, можливо, іншим органам чи установам за умови розсилання ними замовленого матеріалу). Правовою підставою для опрацювання ваших даних є ваша згода відповідно до пункту а) параграфа 1 статті 6 Загального регламенту. За відсутності зазначених вище даних замовлення не може бути оброблено.

Надані вами дані будуть видалені через 90 днів після виконання замовлення.

6. Заходи, робота з пресою та з громадськістю

У рамках виконання своїх завдань Федеральне міністерство закордонних справ та німецькі закордонні представництва виступають організаторами чи співорганізаторами різних заходів.

У разі запрошення на захід або участі у ньому ми опрацьовуємо персональні дані (ім’я, адресу тощо). Це можна здійснити різними шляхами зв'язку, наприклад, заповненням анкети, веб- анкети, електронною поштою, по телефону чи врученням візитної картки.

Які саме персональні дані передаються нам, випливає з відповідної анкети, відповідного шаблона введення даних або тих даних,  які у вас запитували під час можливої розмови.

6.1. Збір даних супровідних осіб

З метою належного проведення заходу здійснюється також збір та опрацювання даних осіб, які супроводжують запрошених учасників. Як і всі інші особи, зачеплені збором даних, вони також користуються зазначеними у пункті 7 правами зачеплених осіб.

6.2. Збір даних із загальнодоступних джерел

Крім того, Федеральне міністерство закордонних справ збирає та опрацьовує дані, які надходять із загальнодоступних джерел, наприклад, з головних сторінок сайтів зачеплених осіб чи із загальнодоступних переліків даних.

6.3. Подальші дії стосовно такого збору даних

Персональні дані без дозволу не передаються третім особам, а зберігаються й опрацьовуються для нашого внутрішнього користування, а також для організації та проведення заходів (наприклад, складання списків гостей, здійснення контролю на вході тощо). Ми можемо передати дані одному чи декільком операторам даних, які використовуватимуть персональні дані за нашим дорученням лише для користування у наших внутрішніх цілях.

Залежно від виду заходу ми поряд з іншим партнером по співпраці виступаємо співорганізатором. У таких випадках дані, зібрані для проведення заходу, будуть передані нашим партнерам, які також можуть використовувати ці дані виключно для належного проведення заходу. Інформація про конкретно задіяних партнерів буде надана окремо в рамках організації заходу.

Дані зберігаються лише стільки часу, скільки це необхідно для організації та проведення заходів, а також для наших завдань у сфері роботи з громадськістю.

Як одержувач листів/запрошень ви можете в будь-який час відмовитися від розсилання вам подальших листів/запрошень.

6.4. Фотоматеріали

Для потреб роботи з пресою та громадськістю Федерального міністерства закордонних справ та німецьких закордонних представництв під час заходів і зустрічей здійснюється фотозйомка, матеріали якої публікуються. На кадрах фотозйомки ваше зображення може бути розпізнаваним. Ви можете заявити про вашу незгоду зі зйомкою та / або публікацією. Будь ласка, зв’яжіться безпосередньо з фотографом або використовуйте зазначені вище контактні дані для заяви про незгоду.

Зверніть увагу, що ми не маємо впливу на зйомку представниками преси та медіа. Вони несуть самостійну відповідальність згідно з положеннями GDPR.

7. Ваші права

7.1. Відносно нас ви маєте такі права щодо персональних даних, які вас стосуються:

• Право на отримання інформації, ст. 15 GDPR

• Право на виправлення, ст. 16 GDPR

• Право на стирання ("право бути забутим"), ст. 17 GDPR

• Право на обмеження опрацювання, ст. 18 GDPR

• Право на мобільність даних, ст. 20 GDPR

• Право на заперечення проти опрацювання, ст. 21 GDPR

7.2. Якщо опрацювання ваших персональних даних засновано на вашій згоді (наприклад, інформаційна розсилка), ви маєте право відкликати цю згоду у будь-який час без зазначення причин. Відкликання згоди не впливає на правомірність опрацювання, здійсненого на основі згоди до моменту відкликання (параграф 3 ст. 7 GDPR).

7.3. Ви також маєте право подати скаргу до наглядового органу з питань захисту даних на опрацювання нами ваших персональних даних (ст. 77 GDPR). Наглядовим органом, відповідальним за Федеральне міністерство закордонних справ та німецькі закордонні представництва, є:

Федеральний уповноважений із захисту даних та свободи інформації
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
D-53117 Bonn