Stellenausschreibung

Bei der Deutschen Botschaft Kyjiw ist zum frühestmöglichen Zeitpunkt eine Stelle

als lokal beschäftigte/r

Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) in der Protokollabteilung

zu besetzen. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Stunden wöchentlich). Es wird ein vorerst befristeter Arbeitsvertrag angeboten, mit der Option auf Entfristung nach einem Jahr bei sich bewährender Zusammenarbeit.

Die Tätigkeit wird überwiegend folgende Aufgaben umfassen:

• Vorbereitung, Betreuung und teilweise Begleitung im Land von Dienstreisenden und Delegationen,
• Buchung von Hotels, Transport und Veranstaltungsorten sowie Rechnungsabwicklung,
• Organisation des Caterings bei Veranstaltungen,
• Organisation von botschaftseigenen Veranstaltungen,
• Pflege von Kontaktdatenbanken, Erstellung von Einladungslisten,
• Textarbeit, Terminplanung für Mitarbeitende der Botschaft.

Bewerberinnen oder Bewerber sollten folgendes Anforderungsprofil erfüllen:

• Sprachkenntnisse: verhandlungssichere Kenntnisse und Fähigkeit zur Sprachmittlung in Ukrainisch und entweder
  • verhandlungssichere Kenntnisse und Fähigkeit zur Sprachmittlung in Englisch sowie gute Sprachkenntnisse in Deutsch oder
  • verhandlungssichere Kenntnisse und Fähigkeit zur Sprachmittlung in Deutsch sowie gute Sprachkenntnisse in Englisch.
• Arbeitserfahrung (auch Praktika) in den Bereichen Protokoll oder Veranstaltungsmanagement vorteilhaft
• Interesse an aktuellen politischen Themen und Kenntnisse der politischen Strukturen der Ukraine
• Abgeschlossenes Hochschulstudium vorteilhaft
• Schnelle Auffassungsgabe und Problemlösekompetenz
• Teamfähigkeit, freundliches und souveränes Auftreten sowie selbständige Arbeitsweise
• Hohe Einsatzbereitschaft, Motivation und Flexibilität
• Bereitschaft zu Dienstreisen im Land - Bereitschaft zur Leistung von Überstunden

Vertragsbedingungen und Vergütung richten sich nach dem Musterarbeitsvertrag der Deutschen Botschaft und dem entsprechenden Vergütungsschema. Die Bezahlung basiert auf einer 40-Stunden Woche.

Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung durch eine ärztliche Untersuchung der Kooperationsärztin der Botschaft nachzuweisen. Zudem wird eine Personen-/Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.

Bitte richten Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung in deutscher oder englischer Sprache mit

• Lebenslauf,
• Passkopie (nicht ukrainische Staatsangehörige: zusätzlich Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis),
• Zeugnissen,
• Empfehlungsschreiben

ausschließlich per E-Mail bis zum 31. Oktober 2025 an die Verwaltung der Botschaft Kiew:

vw-106@kyji.diplo.de

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und rechtzeitige Bewerbungen berücksichtigt werden. Empfangsbestätigungen werden nicht versandt. Die Botschaft kontaktiert ausschließlich Bewerber/innen, die zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Die Gespräche finden voraussichtlich innerhalb von 14 Tagen nach Bewerbungsschluss statt, die Termine werden kurzfristig mitgeteilt.

Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.

Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie auf der Webseite der Botschaft unter Datenschutz